Finanzbuchhaltung

Mahnwesen

Wenn Zahlungen von Kunden ausbleiben, kann sich das schnell negativ auf die eigene Liquidität auswirken.

Die Rechnungstellung im eigenen Unternehmen und die Überwachung der Zahlungseingänge ist ein essentieller Teil des Liquiditätsmanagements. Nur wenn die Kunden pünktlich zahlen, können wir langfristig unseren eigenen Verpflichtungen nachkommen. Ein pünktlicher Ausgleich von Forderungen hält den Bedarf von Fremdkapital in einer überschaubaren Größe.
Ein langfristiger Erfolg im Mahnwesen wird durch Kontinuität sichergestellt. So sollte mindestens an einem Tag in der Woche zu einem festen Zeitpunkt ein Mahnlauf gestartet werden.Hierbei sollte jeder Kunde einzeln betrachtet werden. Auch wenn Mahnläufe in jedem größeren Unternehmen selbstverständlich sind, reagieren einzelne Kunden sensibel darauf. Haben Sie z.B. einen Kunden, dem Sie einen Großteil Ihrer Umsätze verdanken, sollten Sie vorher die Vergangenheit überprüfen. Kam es bereits öfter zu einem Zahlungsverzug? Wurden Ihre Forderungen aber schließlich immer vollständig bezahlt? Dann wäre womöglich ein persönlicher Anruf bei Ihrem Ansprechpartner des betreffenden Unternehmens der bessere Weg. Schließlich kann man ja mal etwas vergessen...

Damit Sie eine Grundlage zum Mahnen haben, sollten alle Ihre Ausgangsrechnungen ein eindeutiges Zahlungsziel ausweisen: z.B. 14 Tage netto oder Um Ausgleich bis zum "Datum" wird gebeten. Rein rechtlich sind Sie nur verpflichtet, eine Mahnung an den Kunden zu senden, bevor ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann.

In der Praxis hat sich ein Drei-Stufen-Modell bewehrt:

  • Zahlungserinnerung
  • 1. Mahnung
  • 2. Mahnung

In der Regel genügt die Zahlungserinnerung, da die Kunden vorwiegend "aus Versehen" in Zahlungsverzug geraten. Einige Unternehmen kalkulieren auch mit der Mahnung. So gibt es Betriebe, die generell nur nach der ersten Mahnung zahlen. Wenn Sie also keine Mahnung schicken, bekommen Sie auch kein Geld.

In der Zahlungserinnerung weisen Sie den Kunden freundlich auf die noch ausstehende Zahlung hin und setzen eine neue Frist von 5 bis 8 Tagen.

Sollte auch diese  Frist fruchtlos verstreichen, schicken Sie die 1. Mahnung. Diese sollte auch eindeutig als solche gekennzeichnet sein.

Generell sollte die Zahlungserinnerung wie auch die Mahnung die Daten des Kunden, die Daten Ihres Unternehmens sowie genaue Daten der Forderung enthalten. Hierzu gehören:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsbetrag
  • Ursprüngliche Fälligkeit
  • Verzugstage

Setzen Sie erneut eine genaue Frist von maximal 10 Tagen. Weisen Sie den Kunden darauf hin, dass bei weiterem Ausbleiben der Zahlung rechtliche Schritte eingeleitet werden. Dies können Sie z.B. dadurch kenntlich machen:

Sollten Sie auch diese Frist verstreichen lassen, behalten wir uns vor, ein gerichtliches Mahnverfahren gegen Sie einzuleiten oder ein Inkassobüro zu beauftragen. Hierdurch entstehen Ihnen weitere Kosten.

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eine Mahngebühr von z.B. 2,50 EUR zu erheben.

Vergessen Sie nicht: Durch Ihre Lieferung auf Rechnung haben Sie dem Kunden viel Vertrauen entgegen gebracht, welches er durch den Zahlungsverzug bricht. Daher ist der Mahnlauf ein ganz selbstverständlicher Vorgang.


Wir unterstützen Sie kompetent und zuverlässig beim Ausgleich berechtigter offener Forderungen.



Kundenbereich
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